Dịch vụ tổ chức Gala Dinner uy tín chuyên nghiệp tại AT Team
Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích khen thưởng, ăn mừng và tri ân khách hàng của doanh nghiệp. Một bữa tiệc gala thường bao gồm những hoạt động như tôn vinh những nhân viên có thành tích xuất sắc, trình bày về giải thưởng doanh nghiệp, ăn mừng thành công của công ty, vinh danh đối tác và khách hàng và đi kèm theo đó là những bữa tiết mục vui chơi giải trí,…
Những sự kiện như thế này thường có quy mô lớn và dàn khách mời thưởng từ 70 người trở lên. Chủ đề bữa tiệc sẽ do doanh nghiệp quyết định và khách mời sẽ lựa chọn trang phục đúng với “concept” của chương trình
Tầm quan trọng của việc tổ chức gala dinner như thế nào?
Tiệc Gala thường là những bữa tiệc tối ấm cúng để nhìn lại chặng đường phát triển của công ty. Khách mời có thể là toàn thể cán bộ công nhân viên, ban lãnh đạo, nhà đầu tư, đối tác, nhà cung cấp,…Dù ở bất cứ địa vị nào đi nữa với tiêu chí là thư giãn, đêm gala là nơi vui chơi chứ không cần phải trang trọng hình thức như hội nghị hay những buổi lễ khác.
Vì thế bữa tiệc Gala dinner có ý nghĩa to lớn đối với tinh thần của khách mời. Nó đem lại cảm giác thoải mái, những phút giây thư giãn, gần gũi để mọi người có thể gần nhau hơn.
Ý nghĩa đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, tổ chức gala dinner mang đến nhiều ý nghĩa to lớn, đây cũng là cơ hội để xây dựng và củng cố mối quan hệ. Những ý nghĩa thực tế thể hiện trong việc nâng cao hình ảnh công ty trong mắt khách mời, họ có thể thấy được sự tâm huyết mà các doanh nghiệp đặt vào trong bữa tiệc. Căn cứ vào đó, khách mời có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp, chu đáo và tâm huyết của ban tổ chức.
- Tri ân chặng đường phát triển: Đây là cơ hội để tổng kết chặng đường phát triển và gặt hái nhiều thành công cùng sự cố gắng của toàn thể cán bộ nhân viên trong thời gian qua.
- Tạo môi trường trao đổi, hợp tác: So với những sự kiện mang tính trang trọng như hội nghị, hội thảo thì gala mang đến cho khách mời không gian thoải mái tự do giao lưu kết bạn. Việc gặp gỡ, trò chuyện có thể làm tăng khả năng tương tác và tạo ra những mối quan hệ chất lượng.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín: Bên cạnh đầu tư vào kế hoạch tổ chức thì việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp bằng các chiến lược truyền thông phải được chú trọng. Tiệc tối ấm cúng là sự kiện mang doanh nghiệp tới gần hơn với người tiêu dùng, cũng là cách tốt nhất để tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác.
Ý nghĩa đối với khách hàng
Tiệc Gala Dinner không chỉ có ý nghĩa đối với doanh nghiệp mà còn mang đến những trải nghiệm quý báu cho khách hàng. Đối với họ, đây không chỉ là nơi thưởng thức tinh hoa ẩm thực, vui chơi giải trí mà có thể cảm nhận được sự quan tâm từ phía doanh nghiệp.
- Chia sẻ giá trị cốt lõi: Được coi là một khía cạnh đóng vai trò quan trọng ngoài chia sẻ những chia sẻ giá trị đưa ra mục tiêu trong chiến lược phát triển mà còn đem đến những thông điệp tích cực. Thông qua đó, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về định hướng, tăng lòng tin và tạo sự gắn kết cho từng thành viên.
- Sự tương tác kết nối: Khách hàng sẽ cảm thấy mình được tôn trọng khi được nhận lời mời tham gia. Đồng thời cũng tăng sự gắn kết giữa các mối quan hệ như giữa nhân viên với lãnh đạo và giữa doanh nghiệp với đối tác. Môi trường năng động, vui tươi đem đến những phút giây thư giãn từ đó sẽ gắn kết mọi người gần nhau hơn.
- Giá trị tinh thần: Ngoài những giá trị vật chất đem lại, giá trị tinh thần mang lại là điều vô kể. Khi khách hàng được trải nghiệm những bữa tiệc có sự đầu từ chỉnh chu, hoành tráng và trang trọng từ cách bài trí đến nội dung, được thưởng thức văn nghệ mãn nhãn và tham gia vào gameshow trực tiếp.
Có những loại hình gala dinner nào?
Gala dinner sự kiện tổ chức hằng năm với mục đích ăn mừng, khen thưởng hoặc tri ân đối tác, khách hàng. Cho nên cần phải dựa vào thời điểm và mục đích mà chia thành những loại hình gala dinner sau đây:
Tiệc tất niên, liên hoan cuối năm (Year End Party)
Đây cũng là hình tổ chức gala phổ biến nhất mà chúng ta dễ dàng bắt gặp ở các doanh nghiệp. Sau một năm làm việc vất vả, các đơn vị thường tổ chức một bữa tiệc liên hoan cuối năm và chào đón một năm mới với nhiều mục tiêu, dự định. Cũng là dịp để tổng kết và nhìn lại chặng đường một năm qua đồng khích lệ tinh thần nhân sự giúp họ có thêm tinh thần làm việc trong năm mới với 200% năng suất cống hiến hết mình cho công ty. Bên cạnh đó, thông qua bữa tiệc ban lãnh đạo vinh danh và khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong năm.
Gala Dinner kết hợp với du lịch, teambuilding
Cũng giống như những bữa tiệc liên hoan cuối năm thì hằng năm các doanh nghiệp cũng sẽ tổ chức cho nhân viên các chuyến nghỉ dưỡng kết hợp du lịch. Thông qua chuyến du lịch này mọi người sẽ có thời gian cùng nhau tận hưởng, thư giãn vui chơi giải trí và thưởng thức những món ăn đặc sản tại địa điểm du lịch. Các thành viên có nhiều thời gian để vui chơi tham gia teambuilding nâng cao tinh thần đồng đội và thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng. Việc này cũng thúc đẩy mối quan hệ giữa cán bộ nhân viên đồng thời cũng tăng sự gắn bó đối với doanh nghiệp.
Gala dinner tân niên, chào đón năm mới
Hình thức tổ chức này cũng tương tự như tiệc tất niên cuối năm (Year End Party). Gala dinner có thể kết hợp với tiệc đón chào tân niên, thông qua bữa tiệc này để tổng kết năm cũ và đón chào một năm mới thành công rực rỡ hơn. Những bữa tiệc gala dinner này không chỉ làm tăng không khí phấn khởi cho người tham dự mà còn trở thành cột mốc đáng nhớ đánh dấu khoảnh khắc giao thoa giữa năm cũ và năm mới.
Gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng
Tất cả các hoạt động của công ty đều được tối đa hóa về mặt lợi ích doanh nghiệp. Thế nên, gala dinner ngoài những mục đích kết nối nhân viên, khen thưởng,… còn đề cao những người đã góp phần không nhỏ trong việc phát triển công ty, giúp công ty gặt hái được thành công. Vì vậy, các đơn vị doanh nghiệp tổ chức gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng điều này khiến cho đối tác và khách hàng cảm thấy được tôn trọng và mong muốn được gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn.
Quy trình tổ chức gala dinner
Để có một chương trình gala dinner thành công gây ấn tượng với khách mời đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên kế hoạch đến việc tổ chức để đảm bảo rằng mọi hạng mục được chuẩn bị chỉnh chu. Hãy tham khảo 6 bước dưới đây:
Xác định địa điểm tổ chức
Phụ thuộc vào chủ đề, quy mô buổi tiệc mà bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Địa điểm tổ chức trong nhà:
- Trung tâm tổ chức hội nghị
- Các sảnh khách sạn lớn, nhỏ
- Nhà hàng, nhà hàng buffet,..
Địa điểm tổ chức ngoài trời:
- Bãi biển
- Sân vườn
- Khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp vui chơi giải trí
- Không gian ngoài trời khách sạn…
Xây dựng ý tưởng và chủ đề
Một kịch bản hoàn hảo là bệ phóng cho một đêm gala dinner thành công, việc đầu tiên bạn cần làm là phải xác định được chủ đề bữa tiệc muốn hướng đến. Chủ đề càng độc đáo, mới lạ thì càng gây được nhiều ấn tượng cho khách mời. Việc lựa chọn chủ đề phụ thuộc vào mục đích, thông điệp mà tổ chức muốn hướng đến.
Lên kịch bản tổng quan chương trình
Kịch bản chương trình cần phải có đầy đủ các phần như sau:
- Các tiết mục văn nghệ phải rõ ràng các chi tiết như: thứ tự, tên từng tiết mục, hình thức biểu diễn,… để tránh sự nhầm lẫn giữa các tiết mục với nhau và giúp MC dễ dàng đọc đúng tiết mục.
- Thời lượng chương trình: Thời gian dự tính ban đầu từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc, thời gian dự trù mọi thứ đều phải cụ thể để ban tổ chức có thể kiểm soát được thời gian.
Lên danh sách khách mời
Khách mời – yếu tố đóng vai trò quan trọng trong bữa tiệc, khách mời quyết định đến nhiều yếu tố như: địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng đi kèm,…Do đó doanh nghiệp phải cần chú trọng đến hạng mục này để đảm bảo rằng tất cả người tham dự, những đối tác quan trọng đều phải nhận được lời mời tham dự.
Việc phân loại khách mời theo mức độ quan trọng là bức đầu trong sự thành công của buổi tiệc. Sau đó, thu thập thông tin liên hệ chi tiết, xác nhận sự tham gia của từng khách hàng công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại “mấu chốt” quyết định hiệu suất của buổi tiệc. Cập nhật danh sách thường xuyên, chuẩn bị những phương án dự phòng đề có thể giải quyết những vấn đề không mong muốn trong quá trình diễn ra. Đối với những khách VIP, việc tạo danh sách riêng và có dành những dịch vụ chăm sóc đặc biệt cũng là cách tạo ấn tượng tích cực đến khách mời.
Thời gian tổ chức
Việc lựa chọn thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào từng mục đích chương trình. Ví dụ như tiệc tất niên thì thời gian tổ chức sẽ vào dịp cuối năm còn nếu là tiệc tân niên thì chắc hẳn phải tổ chức vào dịp đầu năm mới.
Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc
Bởi vị tính chất là một tiệc tối nên tổ chức Gala dinner luôn phải được chú trọng và chăm chút kỹ lưỡng nhất. Tiệc thường có hai hình thức đó là tiệc truyền thống và tiệc buffet
- Tiệc truyền thống: Tiệc này thường mang đến không khí trang trọng và lịch sự, tham dự theo hình thức này khách mời sẽ được ngồi tại các bàn được bố trí sẵn. Bàn ăn được sắp xếp theo kiểu hình chữ U hoặc hình chữ T để tạo ra một không gian mở để khách mời dễ dàng tương tác. Thực đơn thường dựa theo menu của nhà hàng nhưng vẫn phải đảm bảo được sự sang trọng tinh tế thường đầy đủ những món như: món khai vị, món chính và món tráng miệng, và kèm theo đó là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để giúp khách thưởng thức hết được hương vị món ăn và tăng trải nghiệm cho người tham gia.
- Tiệc buffet: Ngược lại với tiệc truyền thống, tiệc buffet mang đến không khí sôi động và thoải mái hơn. Với hình thức này, thực đơn đi kèm tường 10 -14 món được trình bày trên các bàn và khách mời tự phục vụ thức ăn theo sở thích cá nhân. Bàn ăn thường được bố trí sáng tạo để tạo ra không gian ấm cúng và thân mật hơn.
Chi phí tổ chức 1 buổi gala dinner cần thiết là bao nhiêu?
Chi phí tổ chức là điều mà được nhiều doanh nghiệp quan tâm, làm thế nào phân bổ ngân sách cho hợp lý mà chương trình vẫn đem lại hiệu quả cao.
Chi phí tiệc gala dinner
Chi phí tổ chức gala dinner thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm quy mô sự kiện, địa điểm địa, dịch vụ tổ chức, và yêu cầu riêng của khách hàng. Từ đó, đơn vị tổ chức dựa vào đó để cân đo đong đếm để đưa ra mức ngân sách hợp lý nhất.
Chi phí bao gồm những hạng mục như:
- Địa điểm tổ chức
- Ẩm thực, đồ uống
- Trang trí, thiết kế sự kiện
- Âm thanh, ánh sáng
- Nhân sự phục vụ
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho sự kiện
- In ấn, thiết kế và thi công
- Quảng bá, tiếp thị
- Phí tổ chức quản lý
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Chi phí chọn địa điểm ăn uống và vui chơi giải trí gala dinner
Đa số các địa điểm cho thuê tổ chức gala dinner đều yêu cầu khách hàng cọc trước 50% chi phí. Chi phí còn lại sẽ được thanh toán sau khi kết thúc chương trình. Tương tư với những chi phí các cũng vậy, phí thuê địa điểm cũng phụ thuộc phần lớn và quy mô và số lượng khách mời tham dự. Nếu tổ chức với mục đích tiệc gala dinner cuối năm dành cho nội bộ công ty thì có thể lựa chọn những địa điểm nhỏ phù hợp với lượng nhân viên.
Còn với mục đích gặp gỡ khách hàng, tri ân đối tác thì doanh nghiệp nên cân nhắc tổ chức ở nơi có không gian rộng rãi, sang trọng và hoành tráng hơn. Đi kèm theo đó thì cho phí và những dịch vụ đi kèm cũng sẽ cao hơn.
Những lưu ý khi tổ chức gala dinner
Tổ chức Gala dinner được coi là một nhiệm vụ thách thức đối với những đơn vị chỉ mới bắt đầu trong lĩnh vực này và việc quản lý chí tối ưu là “chìa khóa” để sự kiện đạt đúng mục tiêu đề ra. Với những đơn vị còn non kinh nghiệm thì cần phải lưu ý những yếu tố khi tổ chức.
Tối ưu chi phí mặt bằng như thế nào?
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, nhiều doanh nghiệp vẫn cân nhắc về việc phải tối ưu chi phí mặt bằng mà vẫn phải đảm bảo không gian thoải mái và đáp ứng ứng được quy mô sự kiện. Cân nhắc đến việc lựa chọn địa điểm có sức chứa phù hợp không quá lớn so với số lượng khách mời, thảo luận với nhà cung cấp về giá cả thuê, xem xét những gói ưu đãi dựa trên thời gian tổ chức.
Thuê đơn vị tổ chức gala chuyên nghiệp như thế nào?
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thông qua đơn vị thứ ba bạn sẽ không cần phải lo lắng về tiến độ và quá triển khai công việc. Họ sẽ giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả bằng cách sử dụng các mối quan hệ đối tác cho thuê thiết bị uy tín mà đàm phán cho bạn giá tốt nhất. Đồng thời, những đơn vị có thâm niên trong nghề như AT Team sẽ có khả năng xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Tiệc ăn uống gala dinner sử dụng như nào cho hợp lý?
Quản lý ngân sách ăn uống cho bữa tiệc là một phần ban tổ chức cần phải chú trọng đến. Bạn cần phải cân nhắc để đưa ra một thực đơn phù hợp với chi phí nhưng vẫn phải được chất lượng và sự đa dạng. Đồng thời, hãy xem xét với nhà hàng hoặc đối tác cung cấp để có được những gói ưu đãi đặc biệt cho sự kiện của bạn.
Giảm chi phí âm thanh ánh sáng
Để tối ưu chi phí âm thanh ánh sáng, đơn vị tổ chức sẽ xem xét trong việc sử dụng trang thiết bị với mức giá hữu nghị từ các bên đối tác. Nếu không cần thiết hãy hạn chế sử dụng những trang thiết bị không cần thiết mà hãy tập trung vào những tố tạo nên không khí vui sôi động. Đồng thời, hãy thảo luận với bên nhà cung cấp dịch vụ để tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị một cách hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.
